За да бъде успешно едно бизнес събитие, то трябва да бъде добре планирано. Дългогодишният ни опит показва, че вниманието към детайлите и фокусът върху нуждите на гостите са в основната на успеха. Ако за първи пръв ви предстои да организирате конференция, вероятно сте объркани откъде да започнете. Тази статия е за вас. Разказваме ви кои са стъпките, през които преминава организацията на конферентно събитие и защо да го направите при нас в Парк хотел Санкт Петербург.
Конферентни зали в Пловдив – Парк хотел Санкт Петербург
Парк хотел Санкт Петербург е мястото, където бизнес мероприятията се превръщат в незабравими събития. На ваше разположение са три модерни конферентни зали. Може да изберете между зала Пълдин, зала Нева и зала Дружба. Те са отлично оборудвани, с различна площ и различен капацитет.
Зала Пълдин може да посрещне до 300 гости при подредба тип театър. Тя позволява и конфигурация тип класна стая, като в този случай капацитетът ѝ е 150 места. Зали Нева и Дружба са по-добрият вариант за малки групи до 35 души. При подредба тип подкова зала Нева може да настани 20 гости.
За комфорта на участниците залите разполагат с маси и столове, климатик, безплатен Wi-Fi, мултимедиен проект. При желание от ваша страна може да осигурим проектор, флипчарт и слушалки. Предоставяме възможност и за симултанен превод, който може да бъде полезен, в случаите когато на събитието присъстват чуждестранни лектори или гости.
Нашият екип ще бъде неотлъчно до вас, за да съдейства за гладкото и безпроблемно протичане на бизнес събитието ви. Съчетаваме креативност с професионализъм, за да гарантираме, че ще впечатлите своите участници и ще постигнете бизнес целите си.
Планиране на конференция – 7 стъпки на успеха
- Дефинирайте ясно какво целите с конференцията
Най-напред следва да си отговорите на въпроса какво искате да постигнете с организирането на това събитие. Не бива да пропускате тази стъпка, тъй като от отговора ви зависи цялата концепция и организация на събитието.
Целите на едно подобно мероприятие може да са различни – от събиране на експерти в определена област за споделяне на опит и знания, до организиране на форум за обсъждане на актуални проблеми и предизвикателства.
- Определете бюджет и график за събитието
Съставете бюджет, който да включва разходи за наем на зала, техническо оборудване (в случай че не е включено в цената на залата), храна и напитки, маркетинг активности. Разпределете бюджета по различни категории и го следете внимателно.
Съветваме ви в началото да подготвите и график, който да включва всички важни срокове и задачи, заедно с отговорните по тях лица. Той може да включва дейности като избор на дата и място, подготовка на програма, кетъринг, маркетингови кампании, работа в деня на събитието.
- Изберете подходящо място
Вземете предвид броя на участниците, бюджета си, възможностите за отдих и развлечения в близост, удобствата, с които разполага хотелът. Ето няколко неща, на които задължително трябва да обърнете внимание:
- Има ли Wi-Fi с добро покритие в конферентната зала и целия хотел;
- С каква техника разполага залата и какво се предлага срещу заплащане;
- Може ли да бъде осигурен превод при необходимост;
- Предлага ли се изхранване и какви са възможностите за кетъринг;
- Къде се провеждат кафе паузите и какво може да включват;
- Има ли паркинг, на който гостите могат да оставят своите автомобили.
- Съставете програма по дати и часове
Изгответе подробна програма по часове и дни (ако събитието е повече от един ден). Включете имената на лекторите и темите, които ще представят. Не забравяйте да отделите време за почивка, за да дадете възможност на участниците да обменят идеи помежду си.
С графика трябва да се запознаят както лекторите, които ще презентират по време на събитието, така и всички желаещи да присъстват на него. Важно е и екипът, отговорен за организацията и провеждането на мероприятието, да бъде информиран, за да се гарантира безпроблемното прочитане на конференцията.
- Осигурете храна и напитки
Малките неща са тези, които създават приятна атмосфера, и показват на участниците гостоприемството на организаторите. Едно от нещата, за които ви съветваме да помислите, е изхранването. Поднесените храни и напитки несъмнено допълват комфорта и и увеличават удовлетворението на присъстващите.
Помислите за обяд за гостите или дребни сладки и соленки, които да бъдат поднесени по време на кафе паузата. Разбира се, кафе и вода са задължителни. Може да включите в менюто веган и вегетариански опции, за да се уверите, че сте взели предвид вкусовите предпочитания на максимално много от участниците.
- Промотирайте активно събитието
Колкото и добра организация да сте направили, най-важното е вашата целева аудитория да научи за това, което подготвяте. За целта може да създадете маркетингов план с активности.
Препоръчваме да използвате комбинация от маркетинг и рекламни инструменти и канали. Реклами във Facebook и Google, подробна информация в уебсайт, публикации в социалните мрежи, имейл кампании – всичко това помага за популяризиране на събитието. Партньорства с медии също могат да бъдат полезни.
- Уверете се, че всичко е наред преди, по време и след събитието
Ден преди конференцията проверете дали техниката в залата е в изправност – дали работят микрофоните, дали мултимедията работи коректно, дали Wi-Fi връзката е стабилна.
В деня на събитието се уверете, че екипът, отговорен за регистрацията на участниците, е на мястото си. Проверете дали всички познават графика и хотела добре и могат да ориентират присъстващите в случай на необходимост.
Непосредствено след събитието или няколко дни след това може да помолите присъстващите за обратна връзка. Това ще ви помогне да разберете да видите дали в техните очи събитието е било успешно и какво може да подобрите при следващи конференции.
И да обобщим
Организирането на конференция не е лека задача, но с търпение, добра организация и надежден партньор успехът няма да закъснее. Горепосочените седем стъпки са добра основа, ако се двоумите откъде да започнете. Конференцията, за да бъде успешна, следва да отчита вашите цели и удовлетворението на гостите.
