Списък на организатора: Какво да проверите преди фирмено събитие?

В корпоративния свят събитията са визитна картичка на вашата компания. Няма значение дали става дума за годишна конференция или тиймбилдинг, репутацията ви се гради върху детайлите. Пропуск в техниката, лош кетъринг или недобро осветление могат да развалят хубавото впечатление. Ние от Парк хотел Санкт Петербург имаме многогодишен опит в организирането на фирмени мероприятия. Ето защо решихме да ви помогнем в планирането на следващото мероприятие, като изготвихме списък какво да проверите, преди гостите да дойдат. 

Пространството

Първото впечатление на вашите гости се формира от самото пространство и удобството на локацията. Преди да дойдат участниците, направете обстойна обиколка на залата и изяснете следните детайли:

• Разположение на местата – Вижте дали подредбата (театрална, класна стая, П-образна или др.) отговаря на броя на участниците и характера на събитието. Ако се налагат промени, сега е моментът да ги изискате.

• Работещи климатична и вентилационна система – Тествайте температурата в залата. Нищо не руши концентрацията така, както прекалено топлата или студена стая. Уверете се, че не е задушно и въздухът циркулира свободно.
  
• Осветление и затъмнение – Вижте дали сцената е добре осветена и дали могат да се затъмняват завесите или щорите при презентации. Доброто осветление е важно както за вниманието на публиката, така и за снимките, които фотографите ще направят.

• Указателни табели и брандинг – Проверете дали има поставени табели из сградата, които упътват гостите към залата и вашето събитие. Ясните стрелки спестяват стрес и закъснения.
  
• Пространство за съхранение на вещи – Предвидете специално пространство за багаж и връхни дрехи. Осигуряването на гардероб за гостите и лекторите създава усещане грижа от самото начало на корпоративната среща.

• Наличност и отдалеченост на санитарните възли – Проверете санитарните възли близо до залата – дали са чисти и добре заредени, и дали достъпът до тях е максимално улеснен по време на почивките, за да се избегнат дълги опашки.

• Аварийни изходи – Уверете се, че те са абсолютно свободни, обозначени и че екипът ви знае протокола при извънредна ситуация. Безопасността винаги трябва да е на първо място.

Техническото оборудване

Проверката на техниката е задължителна стъпка, която може да спаси цялото събитие:

• Тест на прожектора и екрана – Наблюдавайте яркостта и дали презентациите се виждат ясно от последните редове на залата. Уверете се, че няма сенки или седалки, които да скриват част от картината.

• Озвучителна система и микрофони – Тествайте микрофоните. Засеете дали има смущения или микрофония, както и каква е силата на звука. Гласът на всеки лектор да се чува кристално чисто.
  
• Стабилна интернет връзка – Тествайте скоростта на Wi-Fi мрежата. Ако събитието включва онлайн излъчване или интерактивни гласувания през телефоните на гостите, важността от бърза мрежа става още по-голяма.
  
• Захранване и разклонители – Огледайте дали има достатъчно контакти в зоната на сцената и около местата на гостите (особено при дълги събития, където хората зареждат своите лаптопи и телефони).

• Техническо лице на разположение – Уточнете кой от персонала на залата или техническия екип ще бъде на линия в залата през цялото време при възникнал проблем. Не разчитайте на това да търсите съдействие в последния момент.
  
• Резервни устройства – Подсигурете поне един резервен лаптоп с предварително качени всички презентации на флашка. Може да качите копие и онлайн.
  
• Фонова музика – Подгответе плейлист с ненатрапчиви мелодии за почивките и времето преди началото. Музиката създава приятно настроение и запълва неудобните мълчания.

Кетъринг, храни и напитки

Успехът на събитието личи и по усмивките на гостите по време на паузите. Ето какво да предвидите за тяхно пълно удобство:

• Точен график на храненията – Потвърдете кога точно ще бъдат сервирани кафе паузите, обядът или коктейлът, за да се спази стриктно програмата на събитието без излишно забавяне.
  
• Вода и топли напитки – Уверете се, че кафето е топло, а питейната вода е осигурена както в залата, така и в зоната за кафе паузи, така че участниците да имат на разположение, когато пожелаят.

• Наличие на прибори, салфетки и кошчета – Огледайте дали кетъринг зоната разполага с достатъчно консумативи и кошчета за боклук, които да се изпразват своевременно по време на самите паузи.
  
• Етикетиране на ястията – Уверете се, че ястията на бюфета имат ясни табелки (особено важните за алергени, ако имате гости със специфични хранителни непоносимости и предпочитания).
  
• Инструкции за изхвърляне и почистване – Уточнете кога кетъринг екипът ще прибере останалата храна и ще почисти пространството, за да няма хаос след края на събитието.

Програмата и участниците

Ето и кои са основните точки, на които да обърнете внимание, за да предразположите гостите:

• Програма за деня – Разпечатайте и раздайте подробен график с часове на всички членове на организационния екип, за да знаят във всеки момент какво предстои.
  
• Инструктаж на водещия – Уверете се, че водещият е наясно със сценария, имената на лекторите и важните акценти, които трябва да спомене по време на събитието.
  
• Материали за участниците – Подгответе баджове, папки с листи и химикалки предварително и сверете дали тяхното количество отговаря на реалния брой регистрирани гости.
  
• Подаръци или брандирани артикули – Ако има корпоративни подаръци, прегледайте дали са подредени или готови за раздаване на изхода или по време на самото събитие.
  
• Интерактивни инструменти – Ако използвате софтуер за гласуване на живо или въпроси (напр. Slido), тествайте го предварително с реални устройства и проверете връзката с екрана.
  
• Фотограф и видеооператор – Направете бърза среща с фотографския екип, за да обсъдите кои са ключовите моменти, които задължително трябва да бъдат уловени.

Финални детайли

Малките детайли правят най-голямото впечатление. За да изпипате всичко преди старта, е добре да предвидите още:

• Списъци с присъстващи – Подгответе списъци с гостите. Може да са дигитални или на хартия, като най-важното е те да са актуализирани и да позволяват бързо настаняване без дълги опашки.

• Комплекс за първа помощ – Осигурете малка чанта с основни медикаменти, която да е лесно достъпна за екипа при леки инциденти или главоболие.

• Паркоместа – Потвърдете кои са запазените места за паркиране, ако залата разполага с такива, и уведомете предварително гостите и лекторите къде могат да спрат своите автомобили.
  
• Позитивна нагласа на екипа – Не на последно място, отделете пет минути да съберете целия екип. Заредете се с широки усмивки и дайте старт с увереност – добрата енергия и настроението в екипа се прехвърлят и на самите присъстващи.

Организиране на бизнес събитие в Парк хотел Санкт Петербург, Пловдив

Успешното фирмено събитие е резултат не само от предварителна подготовка, но от способността за реакция в реално време. Важно е да следвате план, но още по-важно е да бъдете гъвкави. Истинският професионализъм не личи по липсата на изненади, а по бързината, хладнокръвието и адекватната реакция на организационния екип. В Парк хотел Санкт Петербург отлично знаем това. Опитът ни в домакинството на десетки мащабни форуми, семинари и конференции ни е научил, че зад всяко перфектно събитие стои на първо място грижата на екипа.

Ако вече планирате следващото си бизнес събитие, се свържете с нас, за да обсъдим всички детайли. На ваше разположение са 3 модерни конферентни зали, напълно оборудвани с високоскоростен интернет, климатизация и всичко необходимо за гладкото протичане на вашите презентации. При предварителна заявка с удоволствие ще ви осигурим проектор, симултанен превод, слушалки, флипчарт и допълнително озвучаване. Тук може да разгледате залите и да намерите подробна информация за техния капацитет и възможни подредби: https://sphotel.net/halls.

Нека заедно реализираме събитие, което ще остави трайно отлично впечатление във вашите партньори и гости!

Често задавани въпроси