Без значение дали става въпрос за бизнес или фирмено мероприятие, при планиране на събития всеки се стреми да направи своето незабравимо. Ако досега никога не сте се занимавали с организация на събития, днешният наръчник в 7 стъпки е точно за вас. Разказваме ви как да организирате мероприятия, които ще останат в историята. Прочетете до край статията, за да разберете какво (не) трябва да правите при организиране на събития.
Оставете всичко за последния момент
Не се нуждаете от план за организиране на събитие. Защо да губите време в предварителна подготовка? Нямате нужда от допълнителен стрес, породен от гонене на срокове. А и все пак човек работи най-добре под натиск. Може дори да не издавате информация за това кога и къде ще се проведе конференцията, оставяйки участниците да гадаят до последно.
Потърсете конферентна зала на труднодостъпно място
Идеалният вариант би бил малък град, до който няма удобен транспорт и чийто пътища са в ремонт или трудно проходими. Изберете зала, която GPS навигацията не може да намери. Най-добре е и да няма указателни табели. Колкото по-голямо е предизвикателството, толкова по-голямо ще бъде забавлението за всички.
Изберете неподходяща дата за провеждане на събитието
Освен за мястото, помислете и за датата. Не се съобразявайте с други мероприятия или големи празници. Самите празници дори и дните около тях биха били подходящи за провеждане на събитие. Може да изберете летните месеци – когато повечето хора са на почивка и са заети с лични ангажименти. Това ще увеличи шанса да не присъстват на вашето събитие.
Осигурете минимален кетъринг
Не планирайте време за кафе пауза или работен обяд. Ако все пак има такива, предложете храна с ниско качество. Забравете за напитки, изискани хапки и красиво наредени плата с дребни сладки. Вместо това сервирайте горчиво кафе. Водата трябва да е много топла или ледено студена, а храната – неапетнитна.
Не разпределяйте предварително бюджета си
Аудио-визуална техника? Имате ли нужда наистина от нея? Подсигурете неуспеха при представянето на презентациите с липса на микрофони, озвучителна система, екран, мултимедия. Уверете се, че наемете най-евтината зала и не правете предварителен план за очакваните разходи. Все пак времето ви е ценно, не бива да го губите с излишни неща.
Поканете лектори без експертиза
В случай че организирате конференция, трябва да поканите лектори без опит в сферата. Ако все пак имат нужната експертиза, не им оставяйте време за подготовка. Това ще гарантира, че те няма да могат да представят полезно съдържание на участниците. Помислете и за ограничаване времето за въпроси и дискусии.
Създайте неясна програма
Създайте програма и информирайте участниците за нея. Както вероятно се досещате, не е нужно да се водите по нея. Променяйте я в движение, за да объркате присъстващите максимално. Уверете се, че хаосът е максимален при регистрацията, а събитието ще започне със закъснение.
Следващия път, когато трябва да се заемете с организиране на събитие, се сетете за това ръководство и направете всичко точно обратното. Тук може да видите с какво точно трябва да разполага залата за събития, за да осигурите максимален комфорт на участници и лектори.
А ако имате нужда от партньор, на когото да се доверите при организиране на фирмени събития, организация на вашето събитие, се свържете с нас от Парк Хотел Санкт Петербург. Предлагаме луксозна атмосфера и безкомпромисна прецизност към детайла.
Хотелът се намира в сърцето на Пловдив. Разполага с три зали с различна големина и капацитет, които могат да се адаптират според нуждите на вашето събитие. Без значение дали искате да организирате конференция, тиймбилдинг или семинар, екипът ни ще ви предложи индивидуално решение, което да отговаря на вашите изисквания и бюджет. Настаняването е в комфортно обзаведени студиа и апартаменти, а опитните ни професионалисти са готови да съдействат на всеки етап от организацията, включително техническа поддръжка, подготовка на залите, кетъринг.
